Privacyverklaring

Arbo Controls hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij verwerken deze conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en, waar relevant, NEN 7510 voor klanten in de zorg. Deze verklaring beschrijft welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, en met welke waarborgen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Arbo Controls is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 AVG.

• Statutair adres: Brugwachter 11.04, 3034 KD Rotterdam
• KvK: 87186829
• BTW-nummer:
• E-mail: info@arbocontrols.nl

Wij hebben geen wettelijke verplichting tot het aanstellen van een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG). Privacyvragen worden behandeld door de directie.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw interactie met Arbo Controls verwerken wij:

2.1 Bij contact of offerte-aanvraag

• Voor- en achternaam
• Functie en bedrijfsnaam
• Zakelijk e-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Inhoud van uw bericht
• IP-adres en tijdstip van het bezoek (logging op de server)

2.2 Bij download van een lead magnet (kennisbank, checklists)

• E-mailadres
• Voornaam en bedrijfsnaam (optioneel)
• UTM-parameters (waar u vandaan kwam: bv. LinkedIn-campagne)
• Toestemming voor toekomstige communicatie (apart vinkje, opt-in)

2.3 In opdracht (RI&E, advies, interim, trainingen)

• Naam, functie en e-mail van uw contactpersonen
• Naam en functie van medewerkers die wij interviewen tijdens een RI&E
• BHV-deelnemerslijsten (alleen voor certificering)
• Foto's van werkplekken (zonder personen, tenzij u expliciet toestemming geeft)

2.4 Op de website

• Geanonimiseerde bezoekstatistieken (na consent: Google Analytics 4 en Microsoft Clarity)
• Functionele cookies voor formulier-werking en consent-opslag

Wij verwerken geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens (artikel 9 AVG) tenzij dit strikt noodzakelijk is voor een opdracht in de zorg en u daarvoor uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

3. Doelen en grondslagen

Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor de hieronder genoemde doelen, met de bijbehorende juridische grondslag uit artikel 6 lid 1 AVG.

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor zij zijn verzameld.

• Contact- en offerte-aanvragen: 24 maanden na laatste contact, daarna verwijderd of geanonimiseerd.
• Opdracht-administratie en facturatie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 AWR).
• Lead-magnet downloads: 24 maanden na download, tenzij u zich op de nieuwsbrief abonneerde.
• Nieuwsbrief-abonnementen: tot uw afmelding plus 6 maanden voor bewijsdoeleinden, daarna verwijderd.
• BHV-certificeringsadministratie: minimaal 5 jaar vanwege de Arbowet en verzekeringsrechtelijke verantwoording.
• Server-logs en consent-opslag: 6 maanden.
• Analytics-data: 14 maanden in Google Analytics 4, gepseudonimiseerd.

5. Met wie wij gegevens delen

Wij delen uw gegevens uitsluitend met partijen die voor de hieronder genoemde diensten noodzakelijk zijn. Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten conform artikel 28 AVG.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen geen gegevens met advertentienetwerken en zetten geen marketing-pixels in zonder uw expliciete toestemming via de cookie-instellingen.

6. Doorgifte buiten de EU

Sommige van onze verwerkers (Google, Microsoft, Vercel) zijn gevestigd in de VS of kunnen gegevens doorgeven aan de VS. Voor deze doorgiftes baseren wij ons op:

• Het EU-VS Data Privacy Framework (Adequacy Decision van 10 juli 2023), mits de Amerikaanse partij gecertificeerd is.
• Aanvullend: Standard Contractual Clauses (SCC) van de Europese Commissie (versie 2021/914) waar nodig.
• Technische aanvullende waarborgen zoals end-to-end encryptie en pseudonimisering.

U heeft het recht een kopie op te vragen van de gebruikte waarborgen via info@arbocontrols.nl.

7. Beveiligingsmaatregelen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, conform artikel 32 AVG en de NEN 7510-1:2017 waar van toepassing.

• TLS 1.3 op alle webverkeer met HSTS-preload
• Content-Security-Policy en X-Frame-Options headers
• Rate-limiting op formulier- en download-endpoints
• Versleutelde wachtwoorden via beheerde identiteitsdiensten
• Maandelijkse dependency-scans en automatische security-updates
• Toegang tot klantgegevens op basis van need-to-know
• Tweefactorauthenticatie op alle interne systemen
• Periodieke awareness-training van medewerkers

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken voor de werking van de website en, na uw toestemming, voor anonieme statistieken. Volledige uitleg vindt u in onze cookieverklaring.

9. Uw rechten

U heeft op basis van de AVG de volgende rechten ten aanzien van uw gegevens.

• Recht op inzage (art. 15) — u kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben.
• Recht op rectificatie (art. 16) — onjuiste gegevens corrigeren.
• Recht op verwijdering (art. 17) — tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren.
• Recht op beperking (art. 18) — tijdelijk niet gebruiken van uw gegevens.
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20) — gegevens in machine-leesbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar (art. 21) — tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken (art. 7 lid 3) — voor verwerkingen op basis van toestemming.

Stuur uw verzoek naar info@arbocontrols.nl. Wij reageren binnen vier weken conform artikel 12 lid 3 AVG, met mogelijke verlenging van twee maanden bij complexe verzoeken. Wij vragen om een identificatie ter verificatie van uw identiteit, om misbruik te voorkomen.

10. Klachten en Autoriteit Persoonsgegevens

Als u van mening bent dat wij onzorgvuldig met uw gegevens omgaan, willen wij dat graag eerst van u horen via info@arbocontrols.nl. U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

• Autoriteit Persoonsgegevens
• Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
• Telefoon: 088 - 1805 250
• Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl

11. Wijzigingen van deze verklaring

Arbo Controls kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer regelgeving, technische ontwikkelingen of onze diensten daarom vragen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de versie en datum bovenaan vermeld. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.

Bij ingrijpende wijzigingen die uw rechten raken, brengen wij actieve klanten en nieuwsbrief-abonnees per e-mail op de hoogte.

12. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van uw gegevens, of wilt u een van uw AVG-rechten uitoefenen?

• E-mail: info@arbocontrols.nl
• Post: Arbo Controls, t.a.v. Privacy, Brugwachter 11.04, 3034 KD Rotterdam